Fast jede IT-Dokumentation im Mittelstand beginnt in Excel. Und das ist völlig in Ordnung – Excel ist verfügbar, jeder kann es, und für die erste Liste eurer Applikationen ist es ein guter Startpunkt. Das Problem ist nicht der Anfang. Das Problem ist alles, was danach kommt.

Excel ist ein hervorragendes Werkzeug für Berechnungen. Als lebende Dokumentation einer IT-Landschaft stößt es an Grenzen, die sich nicht wegkonfigurieren lassen. Fünf davon sehen wir immer wieder.

Problem 1: Mehrere Bearbeiter, keine Wahrheit

Sobald zwei oder drei Leute dieselbe Tabelle pflegen, beginnt das Chaos: Kopien werden herumgeschickt, Änderungen überschreiben sich gegenseitig, und am Ende existieren inventar_final.xlsx, inventar_final_v2.xlsx und inventar_final_NEU.xlsx parallel. Welche Datei stimmt? Niemand weiß es sicher.

Problem 2: Niemand merkt, wann etwas veraltet

Eine Excel-Zelle sieht heute genauso aus wie vor zwei Jahren – egal, ob ihr Inhalt noch stimmt. Es gibt keinen Mechanismus, der euch sagt: „Dieser Eintrag wurde seit 18 Monaten nicht mehr angefasst, der Verantwortliche hat das Unternehmen längst verlassen." Veraltung ist in Excel unsichtbar, bis sie im falschen Moment auffällt.

Problem 3: Keine Verantwortlichkeit, keine Historie

Wer hat diesen Wert wann geändert – und warum? Excel beantwortet das nicht. Damit fehlt nicht nur die Nachvollziehbarkeit für den Alltag, sondern auch die Grundlage für jeden Nachweis, dass eure Dokumentation gepflegt wird.

Problem 4: Nicht auditsicher

NIS2, DSGVO, KRITIS – wenn ein Prüfer kommt, will er nicht nur Daten sehen, sondern belastbare, aktuelle und nachvollziehbar gepflegte Daten. Eine Excel-Tabelle, die kurz vor dem Audit hektisch zusammengeschrieben wurde, ist genau das nicht. Was eine NIS2-konforme Applikationsliste enthalten muss, lest ihr hier.

Problem 5: Das Wissen bleibt in der Datei gefangen

Eine Tabelle auf einem Laufwerk ist kein zugängliches Wissen. Sie wird nicht gelesen, nicht verlinkt, nicht im Alltag genutzt – und wenn der Kollege geht, der sie gepflegt hat, weiß oft niemand mehr, wo sie liegt oder wie sie gemeint war.

Was stattdessen hilft – ohne den Excel-Start wegzuwerfen

Die Lösung ist nicht, Excel zu verteufeln, sondern den nächsten Schritt zu gehen: ein strukturiertes Inventar, das eure bestehende Tabelle als Ausgangspunkt nimmt. Ein CSV-Import übernimmt euren aktuellen Stand in Minuten – ihr fangt nicht von vorne an, ihr hebt das Vorhandene auf ein tragfähiges Fundament.

Was ihr dadurch gewinnt: Mehrnutzerfähigkeit ohne Versionschaos, automatische Hinweise auf veraltete Einträge, eine Änderungshistorie für Audits und ein Inventar, das tatsächlich genutzt statt archiviert wird.

Fazit

Excel ist ein guter Startpunkt und ein schlechtes Zuhause für IT-Dokumentation. Der Wechsel kostet euch keinen Neuanfang – nur den bewussten Schritt von der Tabelle zum gepflegten Inventar.

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